Das richtige Kassensystem für die Gastronomie finden – Worauf kommt es hier an?

Es braucht einige Kenntnisse über die Produkte, die im Bereich der Kassensysteme für die Gastronomie angeboten werden, um das wirklich beste für das jeweilige Unternehmen zu finden. Die Ausrichtung der Gastronomie ist zum Beispiel entscheidend dafür, welches Kassensystem eine adäquate Wahl darstellt. Denn, eines vorweg: Kassensystem ist nicht gleich Kassensystem. Die Anforderungen, die ein Kassensystem eines Steakhouses, das sich in einer Tourismus-Gegend befindet, sind vollkommen unterschiedlich zu denen, die ein kleines Café hat, in dem nur Stammgäste verkehren.

Was muss bei dem Kauf eines Kassensystems beachtet werden?

Hier sollte das gastronomische Konzept, das praktiziert wird, im Vordergrund stehen. Es sollte vorab die Frage beantwortet werden, welche Funktionen das Kassensystem erfüllen muss, damit der Ablauf reibungslos und ohne Probleme gestaltet werden kann. Außerdem sollte durch das richtige Kassensystem die Verwaltung und die Organisation optimiert werden. So lässt sich unter Umständen sogar eine Steigerung des Umsatzes erzielen.

Vor der Entscheidung für ein Kassensystem, gilt es also einiges zu klären. Dazu zählen die folgenden Dinge.

Es muss geklärt werden, wie viele Kassensysteme insgesamt benötigt werden. In manchen Gastronomiebetrieben reicht eine Kasse aus, in anderen, wie mehrstöckigen Restaurants oder Clubs, braucht es mehrere. Wenn es mehrere Kassen braucht ist auch die Frage zu klären, ob diese autark arbeiten oder zusammen kommunizieren sollen.

Des Weiteren sollte sich Gedanken darüber gemacht werden, ob eine Kassenhardware, eine Kassensoftware oder eine Komplettlösung benötigt wird. Die verschiedenen Möglichkeiten und Lösungsansätze sind hier durchaus vielfältig. Besonders Anfänger verlieren hier leicht den Überblick. Es gibt Kassensysteme, bei denen die Software und die Kasse an sich eins sind. Es kann sich aber auch für ein Gerät entschieden werden, wie ein iPad, Tablet oder Pc, auf dem dann die richtige Software installiert werden kann. Wichtig bei dieser Entscheidung ist es, ob das System stabil arbeitet und welche Wartungs- und Installationskosten damit in Zukunft verbunden sind. Außerdem spielt es eine Rolle, wie aufwändig sich die Aktualisierung des Systems gestaltet.

Ausschlaggebend ist es vor allem, für welche Geschäftsart das Kassensystem benötigt wird. Zum Beispiel unterscheiden sich die verfügbaren Systeme für die Gastronomie zum Teil stark von denen, die für den Einzelhandel konzipiert sind. Bei den Kassensystemen spielt es zum Beispiels eine Rolle, dass damit oft an offenen Tischen gearbeitet wird, im Einzelhandel ist der Vorgang des Kassierens oft wesentlich kürzere.

Doch es gibt auch große Unterschiede innerhalb der Gastronomie. Ist die Gastronomie flächenmäßig sehr groß, macht es unter Umständen durchaus Sinn, ein Funkbonsystem zu nutzen. Damit wird die Arbeitsteilung unterstützt und die Wege für die einzelnen Mitarbeiter verkürzt. In anderen Betrieben wiederum werden mobile Kassen benötigt, da diese von einem Ort zum anderen transportiert werden. Auch spielt es eine Rolle, in welcher Ausführlichkeit die Daten der Verkäufe ausgewertet und analysiert werden sollen und ob die Notwendigkeit einer Warenwirtschaft besteht. Hier kommt es also stark auf die individuellen Anforderungen an das Kassensystem für die Gastronomie an. Nicht vernachlässigt werden darf, ob das System auch bedienfreundlicher ausgerichtet ist und so die Angestellten damit einfach und problemlos zurecht kommen.

Eine weitere Frage, die beantwortet werden muss ist, mit welche Eingabegeräte an das System gekoppelt werden muss. Die Kassensysteme haben verschiedene Schnittstellen, durch die weitere Geräte angeschlossen werden können. Darunter sind beispielsweise Terminals zur Kartenzahlung, mobile Bestellgeräte, Tastaturen, Touchscreens und Barcodescanner. Hier muss vor der Entscheidung für ein Kassensystem gewährleistet werden, dass die benötigten zusätzlichen Geräte auch wirklich verbunden werden können. Auch, mit welchem technischen Aufwand dies einhergeht spielt eine Rolle.

Je nach Hersteller variieren auch die Leistungen des Service stark. Vorab sollte unbedingt geklärt werden, ob für die Installation eine Gebühr erhoben wird und ob dafür ein spezieller Netzwerktechniker erforderlich wird. Es gibt auch Hersteller, die eine Art der Plug and Play Lösung bieten. Hier sind die Software und die Hardware schon konfiguriert und müssen nur noch an eine Stromquelle angeschlossen werden. Dann kann es sofort losgehen.

Die Lieferung, Bezahlvorgänge, Verkaufsabwicklung und Beratung von Kunden kosten in der Gastronomie viel Zeit. Daher sollte gewährleistet werden, dass die Entscheidung für ein Kassensystem nicht unter Druck und übereilt getroffen wird. Außerdem muss beachtet werden, dass es um neue Systeme zu integrieren immer eine gewisse Zeit der Eingewöhnung braucht. Es müssen Speisekarten gespeichert werden, Einstellungen angepasst und die Belegschaft geschult werden. Von heute auf morgen ist dies alles kaum zu schaffen.

Diejenigen, die auch mit einem Kreditkartenterminal oder einen Kassenlade arbeiten möchten, sollten dies bereits frühzeitig beachten. Das gleiche gilt für die Art und die Anzahl der anzuschließenden Bondrucker. Wenn die Bons für Speisen in der Küche und die für die Getränke an der Bar gedruckt werden sollen, können dadurch viele Wege des Personals gespart werden. Um Kabelsalat zu verhindern sind hier Drucker mit WLan-Funktion empfehlenswert. Wenn das komplette System der Kasse über W-Lan gesteuert werden soll muss außerdem beachtet werden, dass der Router über ausreichend Reichweite und Kapazitäten verfügt.

Es gibt eine riesige Auswahl an Kassensystemen für die Gastronomie. Als besonders empfehlenswert haben sich hier in der Vergangenheit die iPad Kassensysteme hervorgetan.
Denn, in keiner anderen Branche ist es so wichtig wie in der Gastronomie, dass die Abläufe reibungslos und schnell funktionieren. Kaum ein Gast will lange darauf warten, endlich seine Rechnung begleichen zu dürfen, nur weil die Software des Kassensystems nicht einwandfrei funktioniert. Es ist also wichtig, auf ein Kassensystem zu setzen, dass die hohen Anforderungen der Abrechnung für die Gastronomie erfüllt. Es muss darüber hinaus auch beim Thema Sicherheit punkten und störungsfrei und stabil laufen.

Die Soft- und Hardware, die für iPad Kassensysteme verfügbar sind, sind genau aufeinander ausgelegt. Außerdem benötigen Kassensysteme für die Gastronomie in der Regel unbedingt die folgenden Funktionen:

  • Storno- und Rabattfunktion für Tische und Rechnungen
  • Verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze (außer Haus und in Haus)
  • Frei einstellbare Tischnummern
  • Freie Preiseingabe inklusive Minussummen und Möglichkeit von Gutschriften
  • Möglichkeit der Duplikaterstellung von Rechnungen
  • Verschiedene Optionen bei den Tischen wie Umbuchen und Splitten
  • Abrufbons und freie Wahl für die Gänge
  • Happy Hour Automatik
  • Möglichkeiten des Rabatts für Artikel und Tische
  • Einlösemöglichkeit für Pfand und Gutscheine
  • Schnelle Auswahl von verschieden Beilagen zu den Gerichten samt möglichem Aufpreis
  • Kassenabschlag, Zwischensumme und Sofortrechnung
  • Möglichkeit zum Speichern in einer Cloud und Versand per E-Mail
  • Frei definierbare Bereiche wie Hauptgerichte, Biere und Softdrinks
  • Vollgrafik aller Tischpläne
  • Verschiedene Berechtigungen für die Zugänge von Mitarbeitern
  • Mitarbeiterübersicht zu geleisteten Stunden und Umsätzen
  • Verschiedene Umsatzberichte je Jahr, Quartal, Monat und Tag
  • Buchungsbericht der Kasse
  • Rechnungsjournal
  • Rabatt- und Stornoberichte

Das Finanzamt und die Kassensysteme für die Gastronomie

An die gerade hervorgehobenen iPad Kassensysteme stellt das Finanzamt einige Pflichtanforderungen. In den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ werden diese ausführlich erläutert. Die Systeme, die in Kassensysteme Gastronomie Test vorgestellt werden, entsprechen in der Regel allen Anforderungen, die dort benannt werden.

Preise der Kassensysteme für die Gastronomie

Es sind auch Kassensysteme verfügbar, die komplett kostenfrei sind. Allerdings haben diese oft nur einen sehr beschränkten Leistungsumfang. Besonders, wenn die Anforderungen eines Betriebs sehr hoch sind, sind diese also nicht unbedingt empfehlenswert. Hier sollte in keinem Fall am falschen Ende gespart werden. Besser ist es, sich vor der Entscheidung für ein Kassensystem zu überlegen, welche Funktionen das System genau erfüllen soll. Darauf basierend sollte eine Entscheidung getroffen werden, die nicht ausschließlich vom Preis des Kassensystems abhängig gemacht wird. Um einen schnellen Überblick über die verschiedenen Preissegmente zu erhalten, lohnt sich ein Blick in Kassensysteme Gastronomie Vergleich.