Welche Kassensysteme sind für den Einsatz im Einzelhandel verfügbar?

An dem Thema Kassensysteme kommt mittlerweile kein Unternehmer im Bereich des Einzelhandels mehr so einfach vorbei. Denn, die verschiedenen Systeme können immerhin dazu beitragen, dass das Einkaufen sowohl für die Kunden als auch für den Betreiber einfach und angenehm gestaltet werden kann. Dennoch sind viele Unternehmer bei der Frage, welches Kassensystem im Einzelhandel für sie geeignet ist, überfordert. Denn, das Angebot auf dem Markt ist sehr groß und unübersichtlich. Neben dem eigenen, individuellen Geschmack gibt es hier einige Kriterien, die bei der Auswahl in jedem Falle berücksichtigt werden sollten.

Die Vorschriften der Finanzämter werden immer strenger. Deswegen ist es besonders wichtig, die Abrechnung stets gesetzeskonform zu gestalten und gleichzeitig ein möglichst wirtschaftliches und effizientes Arbeiten zu garantieren.

Dafür braucht es ein passendes Kassensystem im Einzelhandel

Für den Einzelhandel soll ein Kassensystem vor allem den Nutzen bringen, den Alltag einfach und unkompliziert zu gestalten. Der Verkaufsprozess soll beschleunigt werden und die Arbeit des gesamten Teams effizient ausgerichtet sein. Zuviel zumindest in der Theorie. Diese lässt sich in der Regel auch sehr gut in die Praxis umsetzen, und zwar durch eine kluge Kombination aus der entsprechenden Hard- und Software. Es sind hier beispielsweise Programme verfügbar, die auf dem iPad installiert werden können und dort durch nur ein paar Klicks eine Übersicht der Umsätze, die Buchhaltung und das Kassieren ermöglichen. Dies ist die Art, wie moderne Systeme für den Einzelhandel funktionieren. Eine gute Software ist dazu in der Lage, alle Ein- und Ausgänge zu erfassen, sodass zu jeder Zeit eine Übersicht digital zur Verfügung stet. Und dies gilt für die Tätigkeiten in allen Filialen, egal, von welchem Standort aus. Hier kann tatsächlich von einer Art Revolution bei den Kassensystemen gesprochen werden.

Welche Kassensysteme sind für den Einzelhandel verfügbar?

Bei den verfügbaren Kassensystemen für den Einzelhandel lassen sich im Grunde fünf unterschiedliche Arten der Systeme benennen. Diese sind:

  • iPad Kassensysteme (sogenannte Point of Sale Systeme)
  • offene Ladenkassen
  • PC gesteuerte Kasen
  • elektronische Registrierkassen
  • handelsspezifische Point of Sale Systeme

In dieser Übersicht sind verschiedene Generationen von Kassensystemen und Kassen vertreten. Die Unterschiede sind hier also teilweise beachtlich. Es kommt immer auf die ganz individuellen Ansprüche und das jeweilige Unternehmen an, welche Kasse die passendste Lösung bietet.

Zu den altmodischsten Arten der Kassen gehören die offenen Ladenkassen. Dennoch werden diese, besonders in kleineren Unternehmen, auch heute noch oft benutzt. Dieses Kassensystem bekommt sogar noch eine Schonfrist bezüglich der Änderung des Gesetzes, der KassenSichV, die zu Beginn des Jahres 2020 in Kraft treten wird. Bis zum Jahr 2022 dürfen nicht-elektronische Kassen noch genutzt werden. Ist diese Frist allerdings verstrichen, müssen auch diese Kassen durch solche, die finanzamtskonform sind, ausgetauscht werden.

Die elektronischen Registrierkassen ähneln einer Kassenbox, die mit verschiedenen Tasten ausgestattet ist. Hier kann bei einem Verkauf die Artikelnummer oder der Preis manuell eingegeben werden, oder ein Barcode über einen Handscanner erfasst werden. Sobald die Eingabe von allen Artikeln beendet wurde, errechnet die Kasse automatisch den Gesamtbetrag, der fällig ist. Der jeweilige Mitarbeiter muss das den Betrag, den er vom Kunden erhalten hat manuell eintippen. Im Anschluss öffnet sich die Schublade der Kasse. Es kommt bei einer elektronischen Registrierkasse also vor allem darauf an, wie korrekt diese von dem jeweiligen Mitarbeiter bedient wird. Unglücklicherweise kommt es bei der Nutzung der elektronischen Registrierkassen vermehrt zu Steuerhinterziehungen. Deshalb kontrollieren die zuständigen Finanzämter hier häufig, ob die Grundsätze einer ordnungsgemäßer Buchführung, kurz die GoBD, eingehalten werden.

Ähnlich verläuft der Vorgang des Kassierers bei einer PC Kasse. Allerdings besteht hier der Unterschied, dass die Software bereits alle Artikel kennt und hier also keine Artikelnummer oder ein Preis auf dem manuellen Weg eingegeben werden muss. Auf dem Computer sind sowohl Hardware als auch die Kassensoftware installiert und können über diesen gesteuert werden. Hier ist es wichtig, dass die jeweilige Software auf das Betriebssystem des Computers abgestimmt ist und diese korrekt miteinander interagieren können. PC Kassensysteme sind aus vielen Branchen dennoch bereits verbannt wurden, da sich die Bedienung über Maus und Tastatur besonders an Tagen, an denen es hektisch zugeht, als unpraktisch gezeigt haben.

Unter dem Begriff der POS Kassensysteme werden Systeme verstanden, die exakt auf die Anforderungen von den jeweiligen Einsatzbranchen zugeschnitten sind. Sie können sowohl mit Hardware, wie beispielsweise Kassenterminals oder mit PC, Tablet und Smartphone genutzt werden. Bei dieser Art können gewünschte Daten dem Finanzamt zu jeder Zeit über einen Export zugänglich gemacht werden. Denn, hier werden alle Vorgänge in einer internen Cloud automatisch abgespeichert und sind so immer griffbereit. Es ist sehr einfach, die POS Kassensysteme um weitere Einheiten zu erweitern. So ist es kein Problem, dass verschiedene Filialen die selbe Software nutzen. Hier lässt sich natürlich Geld einsparen und außerdem muss bei einer eventuellen Preisänderung nur ein Datensatz verändert werden, der dann intern im System an allen anderen Stellen übernommen wird. So wird verhindert, dass es in einer Filiale zu einer falschen Preisauszeichnung kommt. Darüber hinaus ist es möglich, den Umsatz aller Filialen auf einen Blick abzurufen – ganz unabhängig vom aktuellen Standort.

Unter den POS Kassensystemen ist das Kassensystem mit einem iPad wohl das innovativste. Über das iPad Kassensystem wird es möglich den stationären Handel mit dem Online Handel zu verknüpfen. Außerdem ist ein weiteres wichtiges Argument die Mobilität des Gerätes und dass die Installation unkompliziert durchzuführen ist. Kabel sind hier nicht länger nötig. Auf dem iPad sind alle wichtigen Produktinformationen hinterlegt. So kann der Mitarbeiter sich frei damit zu den Kunden bewegen und sogar den Kassiervorgang durchführen. Ebenfalls ist es möglich, auf diesem Weg kundenspezifische Rabatte zu hinterlegen. Das iPad Kassensystem ist damit nicht bloß eine Kasse, sondern gleichzeitig auch ein Assistent für die Mitarbeiter und eine wichtige Informationsquelle. Darüber hinaus kann das iPad Kassensystem nach Ladenschluss einfach mit nach Hause genommen werden oder sicher im Safe verstaut werden.

Kassensysteme für den Einzelhandel – Die Preise

Die Preise von Kassensystemen, die für den Einzelhandel geeignet sind, variieren erheblich. Hier ist es ausschlaggebend, welche Funktionen unbedingt benötigt werden und welche individuellen Anforderungen und Wünsche das Kassensystem erfüllen muss. Die Preise werden hier natürlich höher, je mehr Funktionen verfügbar sein sollen. Es ist nämlich die Regel, dass Kassensysteme über verschiedene Module verfügen, die separat angeboten werden. Es besteht die Möglichkeit, die Systeme pro Monat zu leasen beziehungsweise zu mieten oder direkt selbst zu erwerben.

Die Spanne der Kosten ist dabei sehr breit aufgestellt. Es gibt Kassensysteme für den Einzelhandel, wie beispielsweise die Tillhub Hardware Box, die schon für einen Preis von 330,00 € zur Verfügung stehen und darin bereits ein iPad inkludiert ist, um den Kassiervorgang ausführen zu können. Verschiedene Software und Module können darüber hinaus ausgewählt werden, um die individuellen Bedürfnisse maßgeschneidert abzudecken. Grundsätzlich gilt, dass nach oben kaum Grenzen existieren. Es kommt also vorrangig darauf an, welche Funktionen angeboten werden sollen und welche im jeweiligen Einzelhandel unbedingt benötigt werden.

Wird sich für eine reine PC-Kasse entschieden, fallen hier lediglich die Kosten für die Anschaffung an. Das Zubehör wie Handscanner und Bondrucker wie auch die Software sind hier in der Regel im Paket enthalten. Es benötigt nur einen geeigneten Computer.

Fazit – So finden Sie im Einzelhandel das passende Kassensystem

Diese Ausführungen haben gezeigt, dass die Auswahl an Kassensystemen groß ist. Hier kommt es vor allem auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens an. Die Zukunft bilden sicher die kabellosen POS Kassensysteme, da sie eine Menge Vorteile haben. Kassensysteme Einzelhandel Test hilft darüber hinaus, das richtige Gerät zu finden und gibt einen schnellen Überblick über alle verfügbaren Modelle, samt ihren individuellen Vor- und Nachteilen.
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