iPad-Kassensysteme richtig nutzen

Der Einsatz von Kassensystemen ist insbesondere in der Gastronomie eine ganz besondere Herausforderung. Anders als im stationären Handel, bei dem es nur wenige Checkouts gibt, stellt insbesondere in der Gastronomie jede einzelne Servicekraft eine Point-of-Contact dar. Für Sie als Gastronomiebetreiber eine große Herausforderung, da jeder Kraft mit einem eigenen Device versorgt werden muss. In der Vergangenheit waren diese Systeme proprietärer Natur und ausschließlich für den Einsatz in der Gastronomie vorgesehen. Soft- und Hardware waren untrennbar miteinander verbunden.

Mit dem iPad flexibel reagieren

Eine Vielzahl von Gastronomen hat sich in den letzten Jahren für eine Gastronomiesoftware entschieden, die auf Basis eines iPads und des dahinterliegenden Betriebssystems iOS operiert. Der Vorteil der Lösung besteht zum einen in dem sicheren Betriebssystem von Apple. Notwendige Updates sind schnell verfügbar und können leicht aktualisiert werden. Darüber hinaus ist die Verwaltung von mehreren iPads oder auch iPhones, auf denen die Software installiert ist, denkbar einfach. So melden sich mit einer User-ID angemeldete Systeme direkt im jeweiligen WiFi an. Wird der Router oder das Password des Routers verändert, müssen diese Informationen nur an einem Gerät eingegeben werden. Alle weiteren mit dieser Apple-ID verbundenen Geräte erhalten dann automatisch die neuesten Zugangsdaten übertragen. Somit können auch problemlos weitere neue Geräte in das Netz eingebracht werden.

Software-Verteilung erfolgt ebenfalls nach dem gleichen Muster

Jede Software unterliegt Änderungen. Diese Software-Änderungen müssen ebenfalls verteilt werden. Da das iPad Kassensystem mit der Apple-ID verbunden ist, wird ein Update auf einem Gerät dazu führen, dass auch die anderen verbundenen Geräte das Update vornehmen. Dabei müssen Sie nur der intuitiven Benutzerführung folgen. Je nach Umfang des Updates sind dann in kürzester Zeit alle Geräte mit einer neuen Software versorgt.

Welche Anbieter gibt es am Markt?

Zunächst sollten Sie wissen, dass Apple keine Software im klassischen Sinn vertreibt. Apple liefert das Betriebssystem und die damit verbundene intelligente Hardware. Auf dieser Plattform haben dann Software-Anbieter die Möglichkeit ihre Software zu entwickeln. Dabei gilt das Betriebssystem iOS von Apple als sehr stabil und ausgereift. Kommt es aus welchen Gründen auch immer zu einem Absturz können die Daten auf einfache Weise wiederhergestellt werden. Somit erfüllt die Hardware und das Betriebssystem eine wichtige Aufgabe in der Gastronomie – nämlich eine hohe Verfügbarkeit bei geringen Ausfällen.

Eine Reihe von Anbietern sind auf dem Markt mit Lösungen aktiv

Die Entscheidung für ein auf iOS basierendes Kassensystem ist nicht ganz einfach. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Anbietern, die alle mit unterschiedlichen Lösungen oder auch Lizenzmodellen auf dem Markt vertreten sind. Einige Anbieter stellen dabei nur die Software bereit und überlassen dem Gastronom die Anschaffung der Hardware, andere bieten alles aus einer Hand an. Die Entscheidung ob sowohl Soft- und Hardware über einen Hersteller bezogen werden soll oder nur die Hardware ist am Ende eine rein betriebswirtschaftliche Entscheidung. Insbesondere vor dem Hintergrund einer starken Beanspruchung der Geräte im täglichen Einsatz spricht aber einiges für ein Rundum-Sorglos Paket. In diesen Modellen ist in der Regel auch ein Servicevertrag für den Fall von Hardware-Problemen vorhanden. Damit hat der Gastronom die Sicherheit, dass er im Falle eines Defekts innerhalb kürzester Zeit ein Ersatzgerät erhält.

Modularen Aufbau berücksichtigen

Bei den Anbietern für iPad-Lösungen in der Gastronomie ist der gesamte Funktionsumfang zu unterscheiden. Einige Anbieter stellen modulare Systeme bereit, die neben den klassischen Apple-Geräten auch Bondrucker, Kassenschubladen oder auch Kartenterminals beinhalten. Insbesondere in größeren Lokalitäten machen solche Angebote Sinn und sollten unbedingt in die Überlegungen einbezogen werden. Auch ist der genaue Funktionsumfang zu prüfen.

Die einzelnen Anbieter im Vergleich

Der Markt für iPad Kassensystem Gastronomie kennt eine Reihe von Anbietern, die im Folgenden kurz dargestellt werden:

ready2order

Das Produkt gibt es als 15-tägige kostenlose Testversion. Danach wird je Gerät eine monatliche Lizenz von 29 Euro fällig. Neben iPads für den Betrieb werden von ready2order auch All-in-One Geräte angeboten, bei denen sowohl ein Bondrucker und eine Kassenlade enthalten sind. Ein besonderer Vorteil der Lösung ist das Einbringen von Kundenprofilen, sowie Rabatt und Notizfunktionen. Daneben lassen sich auch Filialen verwaltet, was bspw. Sinn macht, wenn neben einem Restaurant-Bereich ein eigenständiger Go-Away-Bereich noch vorhanden ist. Das System speichert die Daten in einer europäischen Cloud und garantiert auch einen offline-Betrieb bei Störungen der Internetverbindung.

Orderbird

Orderbird bietet direkt zum Start ein iPad-Air, Router und Bondrucker an. Optional gibt es darüber hinaus noch die Möglichkeit der Erweiterung um eine Kassenlade und ein Kartenlesegerät. Dieses Starterpaket wird für einmalig 599 Euro plus einer monatlichen Lizenzgebühr von 29 Euro pro Gerät angeboten. Dank des eigenen W-LANs, dass auch für Gäste bereitgestellt werden kann, ist die Installation ebenfalls offline wie online-fähig. Die Speicherung der Daten erfolgt in der Cloud.

Gastronovi

Sehr umfangreich ist das Leistungsspektrum von Gastronovi. Für die Grundeinrichtung des Kassenstarter-Pakets inklusive der Hardware werden einmalig 699 Euro fällig. Hinzu kommt noch eine monatliche Lizenz von 40,90 Euro (bei jährlicher Zahlung). Bei Gastronovi erhalten Sie darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Module, wie Kassenschublade, Bondrucker oder Kartenterminal. Auf der Software-Seite gibt es weitere Module für die Warenwirtschaft, Kalkulation oder Tischreservierungen. Neben der Möglichkeit einer Filialverwaltung ist auch die Anbindung von Online-Shops möglich.

Gastrofix

Die Anwendung kostet als Komplettpaket einmalig 1.300 Euro. Das Paket umfasst ein iPad mit entsprechendem Ständer, einem Drucker sowie einem geeigneten Drucker. Ebenfalls in der einmaligen Pauschale enthalten ist die Einrichtung des Systems. Die Lizenz kostet dann monatlich 99 Euro je Hauptgerät, wobei weitere Zusatzmodule zwischen 25 und 65 Euro kosten können. Im Bereich der Kundenbindung bietet Gastrofix eine Reihe von Lösungen inklusive personalisierter Rechnungen oder einer angeschlossenen Kreditorenbuchhaltung. Damit besteht auch die Möglichkeit das regelmäßige Essen per Rechnung abgewickelt werden können. Das System operiert ebenfalls off-, wie online.

HelloCash

Recht günstig ist die Lösung von HelloCash, bei der das Hardware-Paket bereits mit 388 Euro beginnt. Wer möchte, der kann die Hardware aber auch selber anschaffen und ist nicht an HelloCash gebunden. Als Lizenz wird je nach Komplexität ein Preis von 4,90 bis 14,90 Euro monatlich in Rechnung gestellt. Die Anwendung läuft auf allen gängigen Betriebssystemen Browserbasiert und auf Tablets oder Smartphones auf der jeweiligen App.

Tillhub

Der Anbieter stellt eine Vielzahl von Möglichkeiten an Modulen bereit. Dabei kann auch die Hardware durch Tillhub bereitgestellt werden, ist aber kein Muss. Es gibt die Möglichkeit einer Jahreslizenz, die dann umgerechnet 49 Euro beträgt (wird aber einmalig im Voraus für das ganze Jahr fällig) oder einer monatlichen Gebühr von 59 Euro. Auch tillhub bietet umfangreiche Features für die Kundenbindung an (Gutscheine, Verkaufshistorien, usw.). Die Datenhaltung im Hintergrund erfolgt innerhalb eines deutschen Anbieters.

Gibt es eigenständige Software von Apple für iPad Kassensysteme in der Gastronomie?

Apple ist in erster Linie ein Anbieter von Hardware für PCs, Tablet und Smartphones. Auf diesen Systemen erfolgt die Entwicklung von Software durch unterschiedliche Software-Anbieter. Deshalb wird Apple auch nicht direkt für den Support von Software zuständig sein.
Unterscheiden sich die iPad Kassensysteme im Einzelhandel von denen für die Gastronomie?

Tatsächlich gibt es zwischen den beiden Einsatzmöglichkeiten erhebliche Unterschiede. So sind Systeme für die Gastronomie deutlich komplexer in Bezug auf die Anforderungen des Kassiervorgangs. Das beinhaltet bspw. die Erstellung von mehreren Rechnungen für einen Tisch, Platzreservierungen oder auch variable Tischzuordnungen. Systeme, die ausschließlich für einen Einsatz im Handel vorgesehen sind erfüllen diese Anforderungen nicht.

Worauf muss ich beim Kauf eines iPad Kassensystems achten?

In erster Linie müssen Sie sich Gedanken über das Einsatzfeld machen. Dazu gehören Fragestellungen nach der Anzahl der notwendigen Geräte, dem bereitgestellten Support und der Zusatzfeatures. Wenn Sie bspw. die gesamte Gastronomie steuern wollen, dann ist auch die Bestellverwaltung in der Küche zu berücksichtigen. Es lohnt sich also zunächst ein intensiver Vergleich der einzelnen Anbieter.

Kann ich ein iPad Kassensystem Gastronomie mit Android-Systemen kombinieren?

Da das System auf einer App läuft und diese im Hintergrund auf eine gemeinsame Datenbank zugreift ist das theoretisch denkbar. Tatsächlich empfiehlt sich aber eine Kombination unterschiedlicher Hardware nicht. Das beginnt schon bei den unterschiedlichen Betriebssystemen und der Nutzung der jeweilig auf das System abgestimmten Komponenten. Auch der Support ist deutlich komplexer.